Quản lý dự án trên một trang giấy

Why “quản lý dự án trên một trang giấy”?
Giao tiếp là hoạt động quan trọng quyết định thành công hay thất bại của dự án. Có nhiều cuốn sách nói về quản lý dự án, nhưng rất ít cuốn nói về cách thức giao tiếp sao cho hiệu quả! Và có đề cập đến giao tiếp thì cũng chỉ là giao tiếp bên trong dự án (giữa những người tham gia trực tiếp vào dự án) chứ càng ít đề cập đến giao tiếp ra bên ngoài. Trong khi đó, một dự án diễn ra có rất nhiều người quan tâm, không chỉ những người tham gia trực tiếp mà còn có những người tham gia gián tiếp như: hội đồng quản trị, quản lý cấp cao, nhà cung cấp, khách hàng… Quản lý dự án trên một trang giấy với sức mạnh đến từ sự đơn giản là một công cụ giúp giao tiếp hiệu quả với tất cả những người tham gia trực tiếp và gián tiếp --> hệ quả là: giao tiếp hiệu quả thì khả năng dự án thành công cao hơn.

What “quản lý dự án trên một trang giấy”
Định nghĩa
Quản lý dự án trên một trang giấy là một công cụ hay một báo cáo cho ban quản trị cấp cao. Công cụ quản lý dự án trên một trang giấy sử dụng các biểu đồ và màu sắc để vẽ nên một bức tranh rõ ràng và chặt chẽ về dự án. Công cụ này liên kết nhiều thành phần dự án giúp cho bất kỳ ai nhìn vào dự án ngay lập tức hiểu rõ về tất cả các hạng mục chủ yếu trong dự án và ai là người chịu trách nhiệm cho từng hạng mục. Do tên của tất cả những người có trách nhiệm đều được ghi trên công cụ này nên đó sẽ là động lực để thúc đẩy mọi người làm việc hiệu quả. Những thành tích nổi bật hơn so với kế hoạch sẽ được thể hiện trên cong cụ này và ban quản trị cấp cao sẽ ngay lập tức thấy được ai là cá nhân tạo nên thành tích đó và ai xứng đáng nhận được sự ghi nhận cụ thể và kịp thời.

5 yếu tố của quản lý dự án trên một trang giấy
Mọi dự án đều bao gồm 5 yếu tố:
- Các nhiệm vụ (như thế nào),
- Các mục tiêu (cái gì và tại sao),
- Thời gian (khi nào),
- Chi phí (bao nhiêu),
- Người thực hiện (ai).
Và công cụ quản lý dự án trên một trang giấy cũng được xây dựng trên cơ sở 5 yếu tố đó.
- Các nhiệm vụ (như thế nào): Các nhiệm vụ là trung tâm của dự án và cần được hoàn thành để đạt được các mục tiêu đề ra.
- Các mục tiêu (cái gì và tại sao): Đây là tầm nhìn của dự án. Mục tiêu của dự án phải có thể đo đếm được, không được phép chung chung.
- Thời gian (khi nào): Thời gian mà các công việc phải được hoàn thành được giám sát trên bảng theo dõi tiến độ của dự án.
- Chi phí (bao nhiêu): Chi phí bỏ ra để thực hiện dự án.
- Người thực hiện (ai): Các nhiệm vụ được trong dự án luôn luôn được gán cho một ai đó. Luôn luôn có một người chịu trách nhiệm chính cho một nhiệm vụ.

Hình 1: Năm yếu tố của quản lý dự án trên một trang giấy

How? 12 bước để lập công cụ quản lý dự án trên một trang giấy
Dưới đây là các bước để lập công cụ quản lý dự án trên một trang giấy. Ở đây tôi chỉ trình bày ngắn gọn, để thêm chi tiết bạn hãy tham khảo cuốn sách “Quản lý dự án trên một trang giấy” của Clark A. Campbell. Ngoài ra bạn cũng nên download mẫu cơ bản của quản lý dự án trên một trang giấy về để dễ hình dung (http://onepageprojectmanager.com).

Hình 2: Thứ tự các bước trong lập quản lý dự án trên một trang giấy

Cụ thể các bước:
1. Đầu mục: Ở phần này ta cung cấp các thông tin cơ bản về dự án gồm: tên dự án, trưởng dự án, muc tiêu của dự án, ngày hoàn thành của dự án.
2. Người thực hiện: Ở bước này điền tên của những người tham gia thực hiện dự án. Điền tên thì dễ , nhưng chọn được người phù hợp với dự án mới khó!
3. Ma trận – nền tảng của công cụ quản lý dự án trên một trang giấy: Trong suốt bước này, người quản lý dự án hướng dẫn từng thành viên trong nhóm về cách làm thế nào để xây dựng và sử dụng công cụ quan lý dự án trên một trang giấy.
4. Các mục tiêu: Ở bước này xác lập các mục tiêu của dự án. Các mục tiêu này gọi là mục tiêu phụ thuộc, vì nó phụ thuộc và mục tiêu chung của dự án. Các mục tiêu có đặc trưng sau:
- Cụ thể
- Không quá phức tạp
- Đo lường được, hữu hình và có thể kiểm tra được
- Mức độ phù hợp và có tính thử thách
- Thực tế có thể đạt được
- Hạn chế về nguồn lực
- Phù hợp với các nguồn lực sẵn có hay các nguồn lực dự trù.
- Phù hợp với các kế hoạch, chính sách và thủ tục của các tổ chức.
5. Các nhiệm vụ chính: Đây là yếu tố quan trọng nhất của công cụ quản lý dự án trên một trang giấy. Các nhiệm vụ chính là các yêu cầu cần thiết để hoàn thành dự án. Các nhiệm vụ chính này trong nhiều trường hợp lại có một bản quản ly dự án trên một trang giấy cho chính bản thân nó --> đây chính là tính chất đa cấp của công cụ quản lý dự án trên môt trang giấy.
Một điều rất thú vị mà bản thân tôi đã rút ra khi nghiên cứu phần này và tôi muốn chia sẻ với các bạn. Đó là bạn cần liêt kê đủ các nhiệm vụ cần thiết, nhưng không quá nhiều cũng như quá ít. Quá nhiều nhiệm vụ làm cho việc theo dõi kết quả khó khăn và bạn cũng khó có thể nhìn thấy bức tranh toàn cảnh. Việc này giống như bạn nhìn thấy cây mà không nhìn thấy rừng. Bạn sẽ “ngâp chìm” và “lạc lối”. Tuy nhiên, nếu có quá ít nhiệm vụ thì dẫn đến việc quản lý từng nhiệm vụ trở nên rất khó khăn.
* Nguyên tắc: hãy cố gắng giữ trung bình hai hay ba nhiệm vụ cho mỗi đợt báo cáo. Nếu dự án được thực hiện trong 9 tháng, khoảng 18 nhiệm vụ là đủ. Một dự án kéo dài 2 năm sẽ có khoảng xấp xỉ 48 nhiệm vụ. Ngược lại, đừng chia dự án thành quá ít nhiệm vụ. Hãy cố gắng sao cho mỗi nhiệm vụ kéo dài không quá nửa thời gian của toàn bộ dự án. Nếu dự án kéo dài bốn tháng thì có thể có tối thiểu là 2 nhiệm vụ và có thể hơn.
6. Đặt mục tiêu cho các nhiệm vụ: Trong bước này bạn tiến hành kiểm tra để đảm bảo các nhiệm vụ trong danh sẽ khi hoàn thành sẽ đạt được mục tiêu mà bạn đã đặt ra ở bước 4. Trong bước này có thể bạn sẽ phát hiện ra mình thiếu sót một số nhiệm vụ (tạo ra ở bước 5)  đây là lúc bổ sung ^^
7. Các ngày mục tiêu: Ở đây, ta chia tiến độ thời gian thành các khoảng rời nhau. Tiến độ thời gian có thể được chia thành từng tháng, hoặc từng 2 tuần 1, hai tháng một, từng quí một… tùy theo mức độ chi tiết mà bạn muốn kiểm soát.
8. Tiến độ thưc hiện tưong ứng với các nhiệm vụ: Ở bước này đặt tiến độ cho các nhiệm vụ của dự án. Ta sẽ điền các chấm tròn rỗng vào các ô bên cạnh nhiệm vụ. Nếu như một nhiệm vụ thực hiện mất 7 tháng thì sẽ có 7 chấm tròn rỗng (trong trường hợp ở bước 7 ta chia theo tháng).
9. Người thực hiện tương ứng với các nhiệm vụ: Gán các nhiệm vụ cho những người trong dự án. Mỗi nhiệm vụ sẽ được giao cho một hoặc nhiều người thực hiện. Nhưng nhất định phải có một người chịu trách nhiệm chính, còn lại những người khác hỗ trợ. Sử dụng các cấp độ chịu trách nhiệm là A, B, C (A là trách nhiệm cao nhất, C là thấp nhất).
10. Các nhiệm vụ chủ quan: Đây là phần liên quan đến các nhiệm vụ mang tính định tính. Vì trong dự án có những hạng mục không dễ dàng để đo đếm được. Các nhiệm vụ này được đánh giá bằng hệ thống 3 mày để mô tả. Kết quả chưa tốt được đánh màu đỏ, kết quả nhiệm vụ tốt thì dùng màu xanh, trong trường hợp không chắc công việc tiến triển tốt hay không ta sử dụng màu vàng.
11. Chi phí: Thể hiện ngân sách dự án dưới các biểu đồ dạng thanh. Biểu đồ ngân sách này cho phép ban quản lý nhìn thấy một bức tranh ngắn gọn và dễ hiểu về việc ngân sách được sử dụng vào đâu, vào bất kì thời điểm nào.
12. Tổng kết và dự báo: Ở phần này bạn tập trung trả lời câu hỏi “Tại sao?”, bạn sẽ làm gì với điều đó và bạn sẽ mong đợi điều gì xảy ra. Phần này cần ngắn gọn, súc tích, chỉ ra các điểm lưu tâm nhất nhưng còn mơ hồ.

Tham khảo
- Sách “Quản lý dự án trên một trang giấy” của Clark A. Campbell của nhà xuất bản Tri Thức
- Website: http://onepageprojectmanager.com

Con đường của tôi!

Con đường của tôi - HungHTQ

“5 năm nữa em nghĩ mình là ai?” – Câu hỏi của một người anh mà tôi rất kính trọng dành cho tôi. Đó là một buổi café làm quen giữa 3 anh em vào một buổi sáng mùa đông ở Hà Nội. Câu hỏi đó thực sự là hạt giống của một cuộc sống mới, cuộc sống CỦA CHÍNH TÔI. Nó đã gieo vào trong tôi một nỗi băn khoăn, hoài nghi… và cũng từ đó tôi bắt đầu nghĩ xa hơn và nhiều hơn về cuộc đời mình một cách nghiêm túc và đầy hứng khởi – điều mà tôi chưa bao giờ thực sự làm trước đấy. Nhưng những suy nghĩ đó vẫn mang tính bộc phát, chứ chưa có một phương pháp cụ thể. Sau này khi tham gia vào lớp Life Plan của anh Hoàng Trọng Nghĩa và anh Đặng Quang Đức tôi mới đưa ra được cho mình một phương pháp để vạch ra con đường đời của mình! Và cũng từ đó, con đường của tôi ngày càng trở nên rõ ràng và tôi đã cảm nhận được mình đang bước những bước đầu tiên trên con đường đó.

Đánh giá bản thân

Để vẽ ra con đường của bản thân, cần xuất phát từ chính bản thân. Bạn phải hiểu bạn là ai? Bạn có khả năng như thế nào thì mới có thể vẽ ra con đường phù hợp nhất với bạn. Tôi sử dụng phương pháp 4H(Hands, Health, Head, Heart) để đánh giá bản thân mình.

• Hands: Từ hồi bé , tôi đã được ba mẹ rèn luyện cho cách làm việc cẩn thận và tỷ mỷ. Lớn lên học chuyên toán rồi công nghệ thông tin đã giúp tôi có được tư duy logic và khoa học trước các vấn đề. Sau đó tôi đi làm lập trình viên ở một công ty chứng khoán, tôi đã học được tính chủ động trong công việc. Tham gia các khóa huấn luyện kỹ năng của Aleteam giúp tôi hoàn thiện hơn những kỹ năng của mình. Đó là những “vũ khí” tôi mang theo trong cuộc hành trình của mình. Bạn sẽ ngạc nhiên là tại sao tôi không đề cập đến những kinh nghiệm kỹ thuật tôi học được trong quá trình làm việc? Bởi vì điều đó chẳng có nhiều ý nghĩa, vì con đường mà tôi lựa chọn không có nhiều đất để dùng những kiến thức đó. Tôi đã lựa chọn con đường kinh doanh.

Hiện nay, tôi đang làm việc cho MarNET - một công ty về lĩnh vực online marketing – và phụ trách một dự án bán hàng online. Đây chính là cơ hội để tôi bước chân và lĩnh vực kinh doanh, học hỏi, tích lũy kinh nghiệm. Và thực tế, thời gian làm việc chưa lâu, nhưng tôi đã được “vật vã”, được thử thách, được học hỏi và lớn lên rất nhiều.

• Health: Về mặt này tôi vẫn đang thực hiện tốt. Ăn uống điều độ, tập thể dục thường xuyên giúp tôi đảm bảo sức khỏe thể chất để chiến đấu. Thư giãn với những bản nhạc jazz phóng khoáng và ngông nghênh của Mr Đàm giúp tôi lấy lại cân bằng. Hát nghêu ngao vào mỗi buổi sáng giúp tôi luôn tràn trề lạc quan yêu đời…
• Head: Tôi vẫn luôn tự tin vào cái đầu của mình, tôi có được tư duy logic và khoa học. Và cái đầu của tôi cũng cho tôi biết là mình còn thiếu rất nhiều thứ để đi đến cuối con đường mà tôi đã lựa chọn. Đó là cơ sở lý luận có hệ thống, đó là kiến thức kinh doanh, đó là sự am hiểu luật pháp, đó là các kỹ năng: quản lý, giao tiếp… Tất cả đang trên đường hoàn thiện.
• Heart: Tôi là người sống tình cảm, biết quan tâm, tuy nhiên bề ngoài của tôi chẳng có vẻ gì là như thế! Tôi ít nói, chỉ nói khi cần thiết (đây là một điểm yếu mà tôi đang cố gắng khắc phục) do vậy mà làm cho người khác cảm thấy tôi hơi lạnh lùng và không hòa đồng. Nhưng từ nhỏ đến giờ, ai chơi với tôi một khoảng thời gian, đều nhận thấy được sự chân thành và nhiệt tình của tôi dành cho họ. Và rồi như hệ quả, họ cũng sẽ yêu mến tôi như tôi yêu mến họ.

Cuối con đường?

• Vision: Làm giàu chân chính bằng con đường kinh doanh. Sở hữu một loạt cửa hàng, ông chủ của một công ty vượt khỏi biên giới Việt Nam.
• Mission: Tôi phải đảm bảo cho gia đình tôi hạnh phúc, giúp đỡ những số phận bất hạnh trong xã hội, góp phần xây dựng đất nước tôi mạnh giàu.

Tôi đang ở đâu trên con đường của mình?

Tôi đang bước những bước đầu tiên trên con đường mà tôi lựa chọn. Tôi đang nỗ lực bổ sung và hoàn thiện những kỹ năng và kiến thức của bản thân qua công việc (learning on job). Tôi lăn xả vào các dự án với bạn bè và những người đi trước để học hỏi và cũng là chuẩn bị cơ sở cho tương lai của mình.

Làm việc lớn thì không thể làm được một mình, bởi vậy tôi đã gia nhập một ekip gồm những con người có chí hướng, dám nghĩ dám làm. Tôi sẽ nỗ lực cùng với các anh chị trong ekip thực hiện vision của tổ chức.

Tất cả đã bắt đầu…

Và phải làm gì để đến đó?

Tôi tiếp tục lăn xả, chủ động làm việc trong những dự án của mình. Bắt đầu từ những dự án nhỏ, với sự giúp đỡ cũng những người đi trước. Những dự án nhỏ là cơ hội để tôi học hỏi và nâng cao kiến thức của mình cũng như tích lũy vốn để thực hiện những dự án lớn hơn.

Tôi là dân kỹ thuật chính hiệu, bước qua kinh doanh. Tôi nhận thức được mình còn thiếu rất nhiều để thành công trong lĩnh vực kinh doanh, vì vậy học tập để hoàn thiện mình là điều tối quan trọng. Trước mắt là đọc tài liệu, learning on job, nhưng rồi sẽ đến lúc tôi phải tổng hợp lại kiến thức bằng một khóa học nghiêm chỉnh để xây dựng cho bản thân một cơ sở lý luận vững chắc cho mọi quyết định và hành động.

Tôi rất yêu thích bộ sách “Dạy con làm giàu”, trong đó luôn cảnh báo con đường kinh doanh luôn đầy rẫy những thử thách làm chùn bước tôi. Mà rào cản lớn nhất chính là “TÔI”. Có những lúc “TÔI” sẽ cản bước mình. Bởi vậy việc thường xuyên xem lại vision và mission của mình bản thân rất quan trọng. Đó sẽ là động lực để giúp tôi đi tiếp những khi nhụt chí.

Tóm lại, không có cách nào khác để “đến đó” ngoài việc giữ vững vision, mission, chủ động làm việc và chủ động học tập.

• Tất cả đã bắt đầu

Lời cảm ơn

Tôi xin cảm ơn người anh mà tôi rất kính trọng – đã nhắc đến ở đầu bài – là anh Nguyễn Tiến Nam – CEO của MarNET JSC – anh đã khơi dậy con người trong tôi!

Tôi xin cảm ơn anh Hoàng Trọng Nghĩa và anh Đặng Quang Đức, đã cho tôi ý niệm về Life plan và giúp tôi tìm ra phương pháp để xây dựng con đường của mình.